La sécurité dans les bureaux hybrides : solutions de contrôle d'accès 24/7

La transformation de l'environnement de travail ces dernières années a fait que le modèle de bureau hybride - une combinaison de travail en présentiel et à distance - est devenu la norme dans de nombreuses entreprises. Ce nouveau paradigme présente de nombreux avantages, mais également des défis importants en termes de sécurité, de gestion des accès et de contrôle des espaces.

Dans ce contexte, le contrôle d'accès intelligent 24/7 est devenu un élément essentiel pour garantir la sécurité physique et numérique des organisations. Dans cet article, nous explorons comment les solutions modernes permettent de gérer les bureaux hybrides de manière efficace, sécurisée et sans friction.

Le défi de la sécurité dans les environnements hybrides

Traditionnellement, les bureaux fonctionnaient avec des heures fixes, un personnel de réception et des clés physiques. Dans un modèle hybride, cela change radicalement :

• Les employés entrent et sortent à différentes heures.
• Il y a des jours où le bureau est à moitié vide, d'autres où il est plein.
• Le personnel externe (fournisseurs, techniciens, nettoyage) a besoin d'un accès ponctuel.
• Certaines entreprises louent des espaces de travail partagés ou des bureaux flexibles.

Dans ce contexte, les clés physiques deviennent inefficaces, et dépendre d'un réceptionniste ou d'un concierge est coûteux et peu évolutif.

Qu'est-ce qu'un contrôle d'accès 24/7 ?

Une solution de contrôle d'accès 24/7 doit :

• Autoriser l'entrée à tout moment, même en dehors des heures de travail traditionnelles.
• Enregistrer qui entre, à quelle heure et pendant combien de temps.
• S'adapter à différents types d'utilisateurs : employés, fournisseurs, visiteurs, etc.
• Fonctionner sans nécessiter de personnel présent.
• S'intégrer à d'autres systèmes : caméras, alarmes, systèmes de gestion.

Et surtout : il doit être sûr, facile à utiliser et évolutif.

Solutions modernes : du code PIN à l'application mobile

Aujourd'hui, il existe de multiples technologies qui permettent de gérer l'accès sans clés. Les plus courantes incluent :

1. Codes PIN temporaires

Ils permettent d'octroyer l'accès pendant une période spécifique ou pour un nombre limité d'utilisations. Idéal pour les visites ponctuelles ou les fournisseurs.

Exemple concret :
Une entreprise de conception graphique à Madrid utilise Raixer pour donner accès à l'équipe de nettoyage tous les mardis entre 20h00 et 22h00. Un code PIN est généré, valable uniquement pendant cette plage horaire, sans qu'il soit nécessaire de remettre des clés ou d'avoir du personnel présent.

2. Application mobile

Les employés peuvent ouvrir les portes depuis leur smartphone, de manière sécurisée et enregistrée. L'application peut même être utilisée pour gérer les autorisations, envoyer des invitations ou programmer des accès futurs.

Exemple concret :
Une startup technologique avec des sièges à Barcelone et Valence permet à ses employés d'accéder à l'une ou l'autre des deux agences avec leur application Raixer. L'application détecte s'ils ont l'autorisation et active l'ouverture d'un simple toucher.

3. Cartes NFC ou tags

Fonctionne comme un “trousseau numérique”. Utile pour les entreprises qui souhaitent encore un dispositif physique, mais sans les inconvénients des clés traditionnelles.

Exemple réel :
Un espace de coworking à Málaga distribue des tags NFC aux utilisateurs de bureaux fixes et des codes temporaires aux utilisateurs de postes flexibles, contrôlant ainsi différents niveaux d'accès.

4. Contrôle par la voix ou assistants virtuels

Dans certains cas, les solutions s'intègrent avec des assistants comme Alexa ou Google Assistant, permettant l'accès via des commandes vocales.

Avantages de l'accès numérique pour les bureaux hybrides

Flexibilité totale

Permet d'adapter l'utilisation du bureau à la réalité de chaque employé. Il n'est plus nécessaire d'avoir quelqu'un à la réception ou de se soucier de qui a une copie des clés.

Économies de coûts

Les doublons de clés, les coûts de serrurerie, la réception en personne sont éliminés, et le risque de vols ou d'accès non autorisés est réduit.

Enregistrement et traçabilité

Chaque entrée est enregistrée : qui, quand, comment. Idéal pour se conformer aux normes de sécurité et aux audits internes.

Évolutivité

D'une petite officine de 5 personnes à une multinationale avec des sites dans différentes villes. Le système s'adapte.

Comment mettre en œuvre un système de contrôle d'accès 24/7

1. Audit initial

Analysez combien d'accès vous devez contrôler : entrée principale, portes intérieures, parking, salles de réunion, etc.

2. Choisir la technologie appropriée

Pour les bureaux hybrides, l'idéal est de combiner différentes méthodes : application mobile pour les employés, codes PIN pour les invités, tags pour les utilisateurs fréquents, etc.

3. Installer des serrures ou des dispositifs compatibles

Raixer, par exemple, peut s'intégrer aux serrures existantes ou les remplacer par des modèles intelligents compatibles.

4. Définir les autorisations

Vous pouvez accorder des accès permanents, temporaires, par tranches horaires ou par jours spécifiques. Vous pouvez également révoquer les accès en temps réel.

5. Intégration avec d'autres systèmes

Connectez le contrôle d'accès aux alarmes, caméras, capteurs ou systèmes de climatisation pour automatiser le bureau.

Cas d'utilisation : entreprise hybride avec siège en espace de coworking

Société : Consultant technologique de 20 employés
Emplacement : Espace de coworking à Madrid
Problème : L'espace est partagé avec d'autres entreprises et les employés travaillent à différents horaires. Il y a des visites fréquentes et l'accès est requis les week-ends.

Solution mise en œuvre avec Raixer :

• Chaque employé a accès depuis l'application.
• Les salles de réunion ont accès par code PIN qui s'active avec la réservation.
• L'équipe de maintenance entre uniquement les dimanches avec des codes à usage unique.
• La direction peut surveiller tous les accès depuis le panneau d'administration.

Résultat : L'entreprise a complètement éliminé les clés physiques, amélioré la traçabilité et réduit les coûts de gestion.

Sécurité : l'accès digital est-il fiable ?

L'un des soucis communs est la sécurité. Cependant, les systèmes modernes comme Raixer utilisent des protocoles cryptés, une vérification en deux étapes et des serveurs sécurisés. De plus :

• Les accès peuvent être bloqués immédiatement.
• Les codes temporaires ont une date d'expiration automatique.
• Vous pouvez recevoir des notifications en temps réel d'accès non autorisés.

Dans de nombreux cas, l'accès digital est plus sûr qu'une clé traditionnelle, qui peut être perdue, copiée ou se retrouver entre de mauvaises mains.

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Le modèle de travail hybride est là pour rester, et avec lui, la nécessité de solutions d'accès flexibles, sécurisées et toujours disponibles. Parier sur un système de contrôle d'accès 24/7 améliore non seulement la sécurité, mais optimise également les ressources, réduit les coûts et améliore l'expérience des employés et des visiteurs.

Raixer offre une solution robuste, adaptable et prête pour l'avenir du travail. Si votre entreprise est en train de passer à un modèle hybride, c'est le moment idéal pour numériser également l'accès.

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